プライバシーポリシー

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フォーシーズ株式会社 個人情報保護方針

個人情報保護理念

フォーシーズ株式会社（以下、「当社」という）は家賃債務保証業で、お客様の賃料の保証・立替、回収、明け渡し訴訟、クレーム対応までの幅広いサービスを、保険代理業務事業で、お客様の財産に係るリスクやトラブルを回避するためのサービスを提供しております。 これらの事業の特性上、お客様からお預かりまたは開示を受ける個人情報は、大変デリケートな情報であると認識しております。 このため、当社取引先および当社従業員等の個人情報も合わせ、当社で取り扱うすべての個人に関する情報（以下、「個人情報」という）について厳重に管理し、適正な利用と保護を行うことが、当社の社会的な使命であると考えます。この使命を果たすべく、当社は「個人情報保護マネジメントシステム」を以下の方針のもとで策定いたしました。 役員・従業員はこれを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱い、適正なビジネスを行います。

個人情報保護方針

< お客様相談窓口 >
住 所：〒105-0004 東京都港区新橋5丁目13番7号
TEL： 0120-565-906（フリーダイヤル）
平成19年4月17日制定
令和6年12月2日最終改訂
フォーシーズ株式会社
代表取締役社長 丸山 輝

フォーシーズ株式会社 プライバシーポリシー

1. 個人情報の利用目的

2. 通話録音について

当社は応対者の品質向上、ご要望やご意見の会話内容の正確な把握の目的等の為に通話の内容を録音させていただく場合があります。

3. 個人情報の第三者提供について

1.お客様の個人情報は、次のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供いたしません。
(1) 個人情報の直接取得時にお客様から同意をいただいている場合。
(2) お客様個人が識別できない状態にしている場合。
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関もしくは地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
(5) 法令に基づく場合。
(6) 本人である個人が第三者に不利益を及ぼすと判断される場合。
(7) 裁判所、検察庁、警察、弁護士会、消費者センターまたはこれらに準じた権限を有する機関から、特定の個人情報の開示を求められた場合。

4. 個人情報の委託について

フォーシーズ株式会社は、メールマガジン発信、ホームページ更新、システム開発・運用などのために必要な範囲で個人情報を業務委託先に預託することがあります。

5. 保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の拒否権等及び第三者提供記録の開示

フォーシーズ株式会社は、個人情報をできるだけ正確かつ最新の内容で管理します。お客様からお申し出があったときは、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の拒否権等には適切に対応し、手続きを行います。

保有する個人情報の安全管理措置に関する公表事項ついて
当社が個人情報の安全管理のために講じている措置の内容は以下のとおりです。尚、株式会社日本信用情報機構の信用情報についても同様の安全管理措置で運用しております。

1.個人情報の取扱いに係る規律の整備
当社は、「個人情報保護規程」を策定し、個人情報の取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の段階ごとに、その取り扱い方法及び手順を定め、また、責任者・担当者及びその役割等についても明確にしております。
2.組織的安全管理措置
当社は、個人情報の取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を設置し、個人情報を取扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確にし、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告・連絡体制を整備しております。個人情報の取り扱い状況については、定期的な点検を実施するとともに、他部署による内部監査を実施しております。
3.人的安全管理措置
当社は、個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に対し定期的な教育を実施しております。また、個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則ならびに関連規定に記載しております。
4.物理的安全管理措置
当社は、個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退館管理及び持ち込む機器等の制限を行なうとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じております。また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を実施しております。
5.技術的安全管理措置
当社は、アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを構築しております。

6. 当社へのご意見、苦情について

< フォーシーズ株式会社 お客様相談窓口 >
フリーダイヤル 0120-565-906
個人情報管理責任者
取締役 経営管理部 安河内葵

7. 開示等の請求手続き

お客様の個人情報についての「利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の拒否権及び第三者提供記録の開示」（以下、「開示等」という。）の手続きは、上記の「お客様相談窓口」にて対応いたします。
当社は、ご本人からのご請求により、以下の方法でご本人の個人情報の開示等をさせていただきます。

(1) お客様より開示等の請求のお申し出の際に、お名前・住所・生年月日・電話番号・当社との取引のあった時期・内容（対象物件名・部屋番号等）を確認させていただきます。
(2) 当社とのお取引の事実を確認後、現住所に『個人情報開示請求書』を郵送いたします。必要事項をご記入の上、必要書類を同封し、お申し込みください。
(3) 本人確認書類は、公的証明書（運転免許証のコピー・パスポートのコピー・住民票等）のご提出をお願いします。
(4) 個人情報開示の手数料は、情報1件につき保証契約書に記載の項目情報は 1,000 円（税別）、それ以外の情報（賃借料支払状況等）は 2,000 円（税別）です。手数料は、当社指定口座への銀行振込（振込手数料お客様負担）でお願いします。
(5) ご郵送いただく書類（個人情報開示請求書・本人確認書類・手数料振込の領収書）
(6) ご郵送いただいた書類を確認後、原則として2週間程度で、書面にて回答いたします。
(7) 開示等請求については、業務の遂行上支障があると判断される場合は回答を制限させていただく場合があります。
以上

< 加盟する認定個人情報保護団体について >
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく下記の認定個人情報保護団体の会員になっております。認定個人情報保護団体では、会員の個人情報の取り扱いについての苦情を受け付けております。

< 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 >
認定個人情報保護団体事務局
相談受付電話番号 0120-700-779
ホームページアドレス https://www.jipdec.or.jp/

以上
個人情報管理責任者
取締役　経営管理部　安河内葵